เทคนิคในการเลือกโต๊ะประชุมแบบมืออาชีพ

เทคนิคในการเลือกโต๊ะประชุมแบบมืออาชีพ

ในการทำงานไม่ว่าจะเป็นบริษัทรูปแบบใดมักต้องมีการพบปะพูดคุยหารือกันเป็นเรื่องปกติของคนทำงานร่วมกันจากหลาย ๆ แผนก ซึ่งการจะทำให้งานหรือโปรเจกต์ต่าง ๆ สำเร็จลุล่วงได้นั้นต้องอาศัยการประชุมเพื่อหาข้อสรุปสำหรับแต่ละโปรเจกต์ที่เหมาะสมและสามารถสร้างผลลัพธ์ออกมาเพื่อให้เกิดผลประโยชน์ต่อองค์กรมากที่สุดโดยองค์ประกอบที่สำคัญของการประชุมนั้นคงหนีไม่พ้นห้องประชุมและโต๊ะประชุมอย่างแน่นอน

การเลือกโต๊ะประชุมที่ดีนั้นต้องมีสิ่งต่าง ๆ มากมายให้เราได้พิจารณาเพื่อให้ได้มาซึ่งโต๊ะประชุมที่เหมาะสมและสามารถใช้งานกับห้องประชุมได้เป็นอย่างดีวันนี้เราจึงมีวิธีการเลือกโต๊ะประชุมที่เหมาะสมและถูกต้องมาฝากกัน

เทคนิคในการเลือกโต๊ะประชุมนั้น อันดับแรกเลย คือขนาดของห้องที่เราเตรียมจัดวางโต๊ะประชุมหรือขนาดห้องที่ใช้งานในการประชุม เพราะขนาดของห้องประชุมมีผลอย่างมากในการเลือกโต๊ะประชุมให้เหมาะสม ที่สำคัญควรเผื่อพื้นที่สำหรับวางอุปกรณ์เสริมต่าง ๆ อย่างเช่น เก้าอี้ ตู้เก็บเอกสาร ต่าง ๆ และควรเว้นระยะห่างระหว่างโต๊ะประชุมและประตูทางเข้าให้เหมาะสม

อับดับต่อมาที่ต้องพิจารณา คือ ขนาดของโต๊ะประชุมเมื่อเรารู้พื้นที่ของห้องประชุมแล้วสามารถเลือกขนาดของโต๊ะประชุมที่เหมาะสมกับพื้นที่ได้ทันทีแต่ยังมีข้อควรพิจารณาในการเลือกโต๊ะประชุมที่นอกจากพื้นที่ของห้องแล้วยังมีเรื่องของความสอดคล้องสำหรับผู้เข้าร่วมประชุม หรือจำนวนผู้ใช้งานโต๊ะประชุมนั่นเอง โดยผู้ใช้งาน 1 ควรมีพื้นที่ต่อความยาวของโต๊ะประมาณ 60-80 ซม. เพื่อความสะดวกสบายในการนั่งประชุมที่ไม่เบียดเสียดและแน่นหนาจนเกินไปควรมีระยะห่างซึ่งกันและกัน

ต่อมาเป็นรูปแบบของโต๊ะประชุม ควรเลือกโต๊ะประชุมให้เหมาะสมกับห้องประชุมของคุณ เช่นถ้าหากห้องประชุมของเราเป็นทรงสี่หลี่ยมจัตุรัส ควรเลือกโต๊ะประชุมในรูปแบบโต๊ะกลมหรือโต๊ะทรงสี่เหลี่ยมจัตุรัส หากห้องประชุมของเราเป็นทรงสี่เหลี่ยมผืนผ้า ควรเลือกโต๊ะประชุมในรูปแบบสี่เหลี่ยมผืนผ้าเช่นกันเพื่อให้สอดคล้องกับห้องที่ใช้งาน

และที่สำคัญควรมีช่องว่างในการเดิน เพื่อเข้า-ออก วางเก้าอี้ หรือไปทำธุรกิจส่วนตัวได้อย่างสะดวกสบาย โดยที่ผู้ร่วมประชุมท่านอื่นยังสามารถนั่งประชุมได้อย่างต่อเนื่อง

ต่อมาเป็นการเว้นช่องว่างรอบโต๊ะประชุมที่ถูกต้อง สำหรับทางเดินและการวางเก้าอี้

1.พื้นที่สำหรับผู้ใช้งาน 1 คน ระยะ 60-85 ซม. (เป็นพื้นที่/คน) โดยประมาณเพื่อวางเก้าอี้โดยรอบโต๊ะประชุม ตัวอย่างเช่น หากผู้เข้าร่วมประชุม 6 คน แบ่งออกเป็นฝั่งละ 3 คน แตะละฝั่งของโต๊ะควรมีความยาวโดยประมาณ 180 ซม.(ระยะต่ำสุด 60 ซม. X 3 คน) อย่างนี้เป็นต้น ซึ่งจะมีหน้าตาและลักษณะของโต๊ะประชุมดังนี้ https://ofisu.co.th/%E0%B9%82%E0%B8%95%E0%B9%8A%E0%B8%B0%E0%B8%9B%E0%B8%A3%E0%B8%B0%E0%B8%8A%E0%B8%B8%E0%B8%A1/

2.ควรเว้นระยะห่างระหว่างผนังห้องและโต๊ะประชุมระยะ 110-140 ซม. โดยประมาณ

3.ควรเว้นระยะห่างระหว่างผนังห้องประชุมและหลังเก้าอี้อย่างต่ำที่สุดระยะ 40 ซม. โดยประมาณ

4.ควรเว้นระยะห่างระหว่างผนังห้องและหลังเก้าอี้ที่สามารถเดินผ่านได้โดยไม่ต้องเอียงตัวในการเดินระยะ 50-70 ซม. โดยประมาณ

5.ในบางครั้งการเพิ่มจำนวนผู้เข้าร่วมประชุมแบบชั่วคราวหรือแบบฉุกเฉินนั้น อาจจะเกิดขึ้นได้บ้างในบางโอกาส จึงจำเป็นจะต้องใช้โต๊ะและเก้าอี้เสริมเพิ่มขึ้นมา เนื่องจากโต๊ะประชุมที่มีอยู่แล้วนั้นถูกออกแบบมาสำหรับจำนวนผู้เข้าร่วมประชุมตามปกติ โดยอุปกรณ์เสริมเหล่านี้ควรจะใช้เป็นโต๊ะพับและเก้าอี้พับเพื่อความสะดวกสบายในการเคลื่อนย้ายและจัดเก็บ อีกทั้งโต๊ะพับและเก้าอี้พับนั้นมีขนาดที่เล็กกะทัดรัดสามารถช่วยในเรื่องของการประหยัดพื้นที่และการจัดเก็บที่ง่ายดายและยังสามารถใช้สำหรับการเตรียมการในวาระการประชุมครั้งต่อ ๆ ไปได้

การเลือกโต๊ะประชุมและห้องจัดวางเฉพาะสำหรับการประชุมจะช่วยให้ผู้เข้าร่วมประชุมเกิดความรู้สึกถึงการประชุม ช่วยสร้างความน่าเชื่อถือและสร้างความเป็นมืออาชีพของอคง์กรต่าง ๆ ได้เป็นอย่างดีเลยทีเดียว