ประโยชน์ของตู้เก็บเอกสารในองค์กร
ไม่ว่าจะเป็นองค์กรไหน ๆ โรงเรียน หน่วยงานต่าง ๆ งานเอกสารนั้น ล้วนแล้วแต่เป็นเรื่องที่น่ากวนใจเป็นอย่างมากถ้าหากไม่มีการจัดเก็บให้เป็นระเบียบเรียบร้อย ครั้นจะกลับมาค้นหาคงจะเป็นไปได้ยากและต้องใช้เวลาอย่างแน่นอน ตู้เก็บเอกสารจึงเป็นตัวช่วยประหยัดเวลาในการค้นหาเอกสาร จัดระบบระเบียบของเอกสารให้เข้าที่ สามารถแบ่งแยกเอกสารที่สำคัญต่าง ๆ ออกเป็นหมวดหมู่ สะดวกในการใช้งานง่ายในครั้งต่อ ๆ ไป และคนอื่น ๆ สามารถใช้งานร่วมกันได้
เคยไหมที่วางเอกสารจนกองเป็นภูเขาและเมื่อหัวหน้าต้องการเอกสารแต่ดันหาไม่เจอเพราะไม่รู้ว่าอยู่ตรงไหนของกองเอกสารนั้น ทั้งเสียเวลา แถมยังเสี่ยงที่จะถูกหัวหน้าตำหนิอีกเพราะหาเอกสารไม่ทันการใช้งาน
ตู้เก็บเอกสารในปัจจุบันนั้นมีหลายรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็น ตู้เก็บเอกสารแบบไม้ ตู้เก็บเอกสารเหล็ก และนอกจากนี้แล้วยังมีหลากหลายขนาดที่รองรับความต้องการในการใช้งานของแต่ละบุคคลอีกด้วย ทั้งตู้เก็บเอกสารขนาดเล็ก ขนาดกลางและขนาดใหญ่ แถมยังมีฟังก์ชั่นที่ตอบโจทย์เป็นอย่างมาก อย่างตู้เก็บเอกสารแบบมีลิ้นชัก แบบบานเปิด-ปิด ตู้เก็บเอกสารแบบบานเลื่อน ตู้เก็บเอกสารแบบบานหมุน แบบรางเลื่อน เป็นต้น โดยประโยชน์ของตู้เก็บเอกสารนั้นมีมากมายไม่ต่างจากความหลากหลายของตู้เก็บเอกสารเลยก็ว่าได้
ประโยชน์หลักของตู้เก็บเอกสารเพื่อใช้สำหรับจัดเก็บเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ เก็บเอกสารได้ในปริมาณที่มาก สามารถใช้ในการทำงานและค้นหาเอกสารที่ต้องใช้งานได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ แถมยังแบ่งเอกสารออกเป็นหมวดหมู่ได้อย่างเป็นระเบียบเรียบร้อย ทำให้ประสิทธิภาพในการค้นหาเพิ่มมากขึ้นอีกด้วย เหมาะเป็นอย่างยิ่งสำหรับผู้ที่ต้องมีการบริหารเอกสารอยู่ตลอดเวลา
ตู้เก็บเอกสารยังช่วยให้เราประหยัดค่าใช้จ่ายในระยะเวลายาวนานได้อีกด้วย โดยการมีตู้เก็บเอกสารในห้องทำงานจะช่วยให้ประหยัดพื้นที่ภายในห้องได้ถึง 50% เลยทีเดียว จึงสามารถนำพื้นที่ภายในห้องที่เหลือใช้สำหรับการจัดเก็บเอกสารมาทำประโยชน์อื่น ๆ ได้โดยไม่จำเป็นต้องเติมหรือปรับปรุงพื้นที่เพื่อใช้สำหรับการจัดเก็บเอกสาร ลดระยะเวลาในการค้นหาเอกสารและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานมากยิ่งขึ้น นอกจากนี้ยังสามารถลดค่าไฟฟ้าจากการใช้ไฟฟ้าในพื้นที่จัดเก็บเอกสารและยังช่วยลดความซ้ำซ้อนในการเก็บเอกสารได้เป็นอย่างดี
ในเรื่องของความปลอดภัย ตู้เก็บเอกสารที่มีประตูหรือกระจกสามารถช่วยป้องกันอากาศและความชื้นของเอกสารและยังป้องกันศัตรูตัวร้าย เช่น หนูและแมลงต่าง ๆ ที่อาจจะส่งผลให้เอกสารเสียหายได้
ตู้เก็บเอกสารจึงเป็นเฟอร์นิเจอร์ที่ใช้สำหรับการจัดเก้บสิ่งของโดยเฉพาะเอกสารต่าง ๆ ให้เป็นระเบียบเรียบร้อย สะดวกสบายในการจัดเก็บเอกสารและการใช้งาน ป้องกันฝุ่น แมลงและการสูญหายของเอกสารได้เป็นอย่างดี เป็นเฟอร์นิเจอร์ควรมีติดองค์กรเป็นอย่างมากไม่ว่าจะเป็น โรงเรียน หน่วยงาน โรงพยาบาล สำนักงาน เป็นต้น
ในปัจจุบันตู้เก็บเอกสารยังมีให้เลือกทั้งแบบลอยตัวที่สามารถเคลื่อนย้ายไปไหนมาได้และแบบบิวท์อินที่มีความสวยงาม ทันสมัยและทนทาน มีโครงสร้างที่แข็งแรง สามารถรองรับน้ำหนักได้เป็นอย่างดี
ก่อนตัดสินใจเลือกซื้อตู้เก็บเอกสารต้องดูสิ่งต่าง ๆ เหล่านี้เสียก่อน
คุณภาพของตู้เก็บเอกสาร – ควรตรวจสอบก่อนว่าเอกสารที่เราจะจัดเก็บนั้นมีจำนวนเท่าไหร่ เพื่อที่จะสามารถเลือกตู้เก็บเอกสารที่สามารถรองรับน้ำหนักได้
การต้านทานไฟฟ้าและการกระแทกของตู้เก็บเอกสาร – เพื่อความปลอดภัยของเอกสาร โดยมาตรฐานการทนไฟอยู่ที่ 1700 ดีกรี และสามารถทนความร้อนที่มีอุณหภูมิต่ำกว่า 350 F ใน 1 ชม. หากต้องการตู้เก็บเอกสารที่มีความปลอดภัยควรเลือกตู้ที่มีคุณสมบัติดังกล่าวมาใช้งานนั่นเอง
ขนาดและพื้นที่ในการใช้งาน – เป็นสิ่งที่ต้องคำนวณก่อนเป็นอันดับแรกก่อนจะทำการซื้อตู้เก็บเอกสารมาใช้งานการเลือกตู้เก็บเอกสารที่มีขนาดที่เหมาะสมจะช่วยให้เราสามารถใช้พื้นที่ได้อย่างคุ้มค่ามากที่สุด เพราะเอกสารนั้นมีปริมาเพิ่มมากขึ้นในแต่ละวัน ฉะนั้นแล้วอาจจำเป็นจะต้องเพิ่มพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสาร หากใช้พื้นที่อย่างสิ้นเปลืองอาจจะทำให้ต้องสูญเสียค่าใช้จ่ายจำนวนมากในการเพิ่มพื้นที่จัดเก็บเอกสาร
ราคาของตู้เก็บเอกสาร – เรื่องราคานั้นก็สำคัญ หากซื้อตู้เก็บเอกสารที่มีราคาสูงจนเกินไปแต่มีประสิทธิภาพในการเก็บเอกสารเทียบเท่ากับตู้ที่มีราคาถูกกว่าอาจจะเป็นการสิ้นเปลืองค่าใช้จ่ายในการเลือกซื้อตู้เก็บเอกสารได้
ขอบคุณข้อมูลจาก : https://ofisu.co.th/%E0%B8%95%E0%B8%B9%E0%B9%89%E0%B9%80%E0%B8%81%E0%B9%87%E0%B8%9A%E0%B9%80%E0%B8%AD%E0%B8%81%E0%B8%AA%E0%B8%B2%E0%B8%A3/
